Tuesday, May 1, 2018

Alfrescoの機能紹介

こんにちは。たなかです。
今回はAlfrescoの機能をいくつか書いてみたいと思います。

Alfrescoは、オープンソースのECM(Enterprise Content Management、企業向けの文書管理システムのことです。

文書管理では、ドキュメントや記録した情報など様々な電子化されたコンテンツの保管、作成、更新、削除など一元管理することができます。


今回利用しているバージョンはAlfresco Community Edition 201707 GAです。

バージョン管理


バージョン管理(ドキュメントの変更履歴の記録、管理)を行うことができます。
ファイルサーバーの利用時に行っていた、_yyyymmdd.bakなどの名前を付加して別ファイルとして保存、なんて事もする必要がなくなります。
バージョンも更新する際に新規バージョンのアップロードをクリックすると、メジャーバージョンとマイナーバージョンのどちらを上げるか選択することもできます。

検索

ファイル名での検索はもちろんですが、コンテンツの説明、タイトルやコンテンツ内の文言での検索も可能です。


また、詳細検索でさらに条件を追加して絞り込み検索することもできます。

カテゴリ/タグ

各コンテンツにカテゴリやタグを付与することができます。

タグはユーザ自身で自由に付与することができ、柔軟性の高い分類方法です。
一方、カテゴリは管理者が予め用意した分類に従って付与するため、組織的に統制のとれた分類をすることができます。
カテゴリはツリー構造を持つことができるため、実際のフォルダ構造とは別に擬似的なフォルダ構造を持つこともできます

タグでは、件数も表示されています。


お気に入り

お気に入りに設定すれば、文書メニューのお気に入りから確認することも可能です。

権限管理

Alfrescoにはいくつか権限があります。
フォルダやコンテンツに権限を付与してフォルダへのアクセスをコントロールしたり、コンテンツの作成をコントロールしたりすることができます。

例えば、Coordinator(調整者)であれば全ての権限を持ち、Consumer(利用者)であればRead権限のみを持つ、など。
権限についてはまた別記事にしたいと思います。

サイト

Alfrescoでは公開、非公開、条件付き公開を選択してサイトを作成することができます。
 公開:公開されているので誰でも自由に参加することが可能 
 非公開:管理者に追加(招待)してもらうことで参加することが可能 
 条件付き公開:公開されてはいるが、管理者から承認されることで参加することが可能 

公開サイトは全社員向け、非公開や条件付き公開は所属チームやプロジェクト向け、など利用目的によって選択できます。


サイトでは、コンテンツの管理はもちろん、メンバーリストの表示やサイト毎のアクティビティ情報、サイトメンバーが変更したコンテンツ情報やタスクリストなどがダッシュボードに表示されます。

ダッシュボードは設定からダッシュレットを追加したり位置を変更したりカスタマイズも可能です。

リポジトリ

サイトの作成が不要な場合はリポジトリを使ってコンテンツ管理を行うことができます。
ツリー構造でフォルダがあり、フォルダ毎に権限設定なども可能です。


オンラインでのコンテンツ作成・編集

作成、編集権限があるユーザであればローカルにて作成、更新したコンテンツをアップロードすることはもちろん、オンラインで直接コンテンツの作成や編集を行うことができます。

作成メニューから作成するものを選択します。(今回はプレーンテキスト)

名前や内容を入力して保存をクリックすれば作成されます。

編集も『Alfresco Shareで編集』で行うことができます。


内容を編集して保存をクリックで完了です。

ダウンロードをしなくともブラウザでも内容を確認することができます。

オンラインでの編集はサイト、リポジトリどちらででも行うことが可能です。

管理ツール


管理者は管理ツールでユーザやグループ、サイト、タグ、カテゴリなどの作成・編集などの管理を行うことができます。


今回は機能をピックアップして簡単にご紹介させていただきました。
ご覧いただき、ありがとうございました。

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