前回の記事「Alfresco 4.2の使い方 - ユーザ管理・グループ管理」に引き続き、Alfrescoを使い始めるための準備のお話をしたいと思います。
ユーザ・グループを登録して早速利用開始！と言いたいところなのですが、実はAlfrescoにはコンテンツ管理を行う方法が2種類あります。この2種類は「リポジトリ」と「サイト」と呼ばれるものです。
そこで今回は、その2種類の概要と特徴、利用シナリオを説明し、それぞれの準備方法を紹介しようと思います。
リポジトリ vs サイト
まずは、リポジトリとサイトについて、それぞれがどういうもので、何ができて何ができないのか、どのように選択すればよいかを説明します。
リポジトリ
ざっくり言うと、リポジトリとはお馴染みのファイルサーバ、共有フォルダと同様で、ルートフォルダ以下にツリー構造のフォルダを作成し、適切に権限を付与してコンテンツ管理を行うものです。サイト
サイトとは、部署、プロジェクトなどチームごとのコラボレーションスペースを提供し、その単位で各種情報を共有しようというものです。その箱をサイトと呼び、サイトごとに以下のツールを利用することが可能です。- サイトダッシュボード： サイトごとにアクティビティ等の情報を集約表示する画面
- 文書ライブラリ： リポジトリとほぼ同等のコンテンツ管理ツール
- 議論： 掲示板（discussionが「議論」と訳されてしまっています…）
- Wiki： 一般的なWiki
- ブログ： 一般的なブログ
- カレンダー： チームのイベントを管理するもの
- リンク： URLリンクのリスト
- データリスト： 課題やToDo等のリストを管理するツール
リポジトリとサイトの大きな違いはコンテンツ管理以外のツールの有無と、チーム単位での情報共有ということになりますが、その他にも以下のような違いがあります。
- リポジトリではユーザ/グループ単位で権限管理を行うが、サイトの文書ライブラリではサイトで与えられるロールごとに権限管理を行う。
- Microsoft Office連携（オンライン編集機能）はサイトの文書ライブラリのみで利用可能
以上を踏まえて、以下にリポジトリとサイトの利用シナリオを挙げてみます。
もちろん、要件によっては逆のもので対応できる場合もあるでしょうし、併用するという選択肢もあります。
リポジトリを利用すべきシナリオ
- ユーザ単位での厳密な権限管理が必要な場合
- コンテンツ管理以外のコラボレーションツールを利用する必要がなく、なるべくシンプルなUIが求められる場合
- コンテンツ管理プラットフォームとして、主に他システムとの自動的なコンテンツのやりとりに利用され、ユーザが介在する場面が少ない場合
サイトを利用すべきシナリオ
- コンテンツ管理以外のコラボレーションツールを利用する場合
- 組織、プロジェクトごとの情報共有に主眼が置かれている場合
では、続いてリポジトリとサイト、それぞれの使い方を見てみましょう。
リポジトリを使ってみる
まずはリポジトリにアクセスしてみましょう。リポジトリはAlfrescoインストール時にデフォルトで準備されているため、特別な設定は必要ありません。
Alfrescoのヘッダにある「リポジトリ」をクリックします。
画面左にツリー構造のフォルダがあり、画面右にはカレントフォルダ内のコンテンツ一覧が表示されますが、これはファイルサーバや共有フォルダと全く同じイメージだと思ってもらって結構です。
基本的な使い方も同じで、フォルダを作成し、ファイルをアップロードしていきます。ファイルの詳細な情報を参照するためには、ファイル名もしくはサムネイルをクリックして詳細画面を表示します。「ダウンロード」をクリックするとファイルをダウンロードすることができます。
実際にアクセスしてみると、リポジトリのルートフォルダ以下にはData DictionaryやSites、IMAPホームなどのシステムフォルダが見えることが分かると思います。これらは一般ユーザであればリードオンリーですが、これらを見えないようにしたい場合には「共有ファイル」機能を利用することもできます。ヘッダから「共有ファイル」をクリックしてみましょう。
今度はリポジトリと同等のUIがシステムフォルダ無しで表示されたかと思います。実は、ここではリポジトリルートの「共有」フォルダ以下が見えるようになっており、システムフォルダを隠ぺいするための手軽な手段となります。ヘッダの「リポジトリ」リンクを設定で非表示にして、サイトと共有ファイルを併用するという運用も考えられます。
サイトを使ってみる
次に、サイトの使い方を説明します。サイトはAlfrescoインストール時にサンプル用サ イト「Sample: Web Site Design Project」が用意されているので、どのようなものかを知るためにはこのサイトにアクセスしてみるのが一番です。「あなたのサイト」ダッシュレット、もしくはヘッダの「サイト」からアクセスすることができます。しかし、実際にサイトを使い始めるためには新しいサイトを準備する必要があります。
まずはサイトの作成から
では、早速サイトを作ってみましょう。まずは上記画面の「サイトを作成」をクリックしましょう。すると以下の画面が表示されるので、必要な項目を入力します。
公開レベルについては以下の通りです。
- 公開： 全ユーザに公開され、ユーザは自由にサイトへ参加することができます。参加していなくてもサイト内のコンテンツを閲覧することができます（書き込みはできません）。
- 条件付き公開： 全ユーザに公開されますが、サイトへの参加にはサイト管理者の承認が必要です（ユーザは参加リクエストを投げることができます）。参加していないユーザはサイト内のコンテンツにアクセスできません。
- 非公開： サイト管理者が招待したユーザにしか公開されません。
次に、「サイトの設定オプション」アイコン→「サイトのカスタマイズ」をクリックします。
サイトのカスタマイズ画面が表示されるので、サイトで利用するツールをドラッグ＆ドロップで追加・削除します。
サイトにメンバーを招待する
サイトの準備が完了したら、サイトにユーザを招待します。公開の場合では、ユーザがサイトに参加しなくてもサイト内の情報にアクセス可能ですが、その場合はゲスト権限でのアクセスになります。 より強い権限でのアクセスを許可するためには、サイト管理者がユーザを招待する必要があります。
では、早速ユーザを招待してみましょう。
まず、「ユーザーの招待」アイコンをクリックします。
サイトメンバー画面が表示されるので、ユーザを検索して「追加」ボタンをクリックし、「役割の選択」から付与する役割を設定します。各役割の詳細はAlfresco Helpを参照してください。
招待するユーザを設定したら、「招待」ボタンをクリックします。これで招待処理が完了ですが、最後にユーザ側で招待の承認を行う必要があります。なお、招待したけど承認されていないユーザは、「保留中の招待者」から確認することができます。
招待されたユーザでAlfrescoにログインすると、ユーザダッシュボードの「あなたのタスク」ダッシュレットに招待の通知が表示されます。
これをクリックすると以下の画面が表示されるので、「承認」をクリックします。
以上で招待とそれに対する承認が完了し、設定した役割でのサイトへのアクセスが可能になります。
サイトの文書ライブラリにアクセスする
最後に、サイトの文書ライブラリにアクセスしてみましょう。サイトダッシュボードから「文書ライブラリ」をクリックすると以下の画面が表示されますが、これが文書ライブラリのルートフォルダになります。
基本的な操作感はリポジトリとほぼ同じですが、両者には前述の違いがあることに注意が必要です。
ま た、文書ライブラリはサイトごとに生成されるため、サイトをまたぐ形でのコンテンツ共有ができないことに注意が必要です。その必要がある場合は、 両サイトの参加ユーザを包含する形のサイトを別途作成してそちらで共有する、リポジトリ（もしくは共有ファイル）を併用する等の対処が必要になります。
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