Alfresco 4.0の使い方 - 準備編(1) - ユーザ・グループを登録してみよう

 

 (2014/4/17) 「Alfresco 4.2の使い方 - ユーザ管理・グループ管理」を公開しました。

こんにちは。大谷です。
今回はAlfresco 4.0の使い方について紹介します。

よく、「とりあえずAlfresco Community Editionをインストールしてみたんだけど、いざ使おうと思ったらどこから始めればいいか分からない」という声を聞きます。たしかにAlfrescoは機能が豊富でUIがリッチ（良くも悪くも…）だったり、そもそも日本語のドキュメント類があまり多くなかったりするので、実際に使い始める時には何をどのようにするのかが分かりにくい部分があると思います。

そこで、Alfrescoの使い方を何回かに分けて説明していこうかと思います。第1回は、Alfrescoをエンドユーザが使い始める前に最低限行う必要のある管理タスクについてまとめてみました。

前提条件としては、Alfresco 4.0がインストールされていることです。インストール方法については、Alfresco4.0をインストールしてみよう（インストーラ編）に詳細が載っていますので参考にしてください。

管理者でログインする

まずは管理者ユーザでログインし、Alfrescoを使い始めるための一通りの準備を行います。

ブラウザで http://<サーバIP>:<ポート番号>/share/ （例えば http://localhost:8080/share/ 等）にアクセスし、管理者ユーザのユーザ名とパスワードを入力します。ユーザ名はadmin、パスワードはデフォルトでadminとなっています（インストーラを使ってインストールした場合は、インストールウィザードで指定したパスワードになります）。

ログインに成功すると、ユーザダッシュボード画面が表示されます。
このユーザダッシュボード画面には様々な情報が集約して表示されますが、「ダッシュボードをカスタマイズする」をクリックして表示内容をカスタマイズすることもできます。

ヘッダに並ぶアイコンは各機能へのリンクになっており、ユーザダッシュボードやサイト、リポジトリ、その他の管理アクションの画面へ飛ぶことができます。

また、画面右上のユーザ名をクリックすると、自身のユーザ情報やパスワード変更、ログアウト等のメニューが表示されます。

ユーザを登録する

続いて、Alfrescoにユーザを登録します。
管理系のメニューは画面上部の「その他のアクション」に集約されています。ユーザ管理の場合は「その他のアクション」→「ユーザー」をクリックします。

すると、以下の画面が表示されます。「*」と入力して検索を行うと全ユーザが表示されます。

デフォルトの状態では、admin（管理者ユーザ）と2人のサンプルユーザが登録されていますが、サンプルユーザは無効状態になっています（赤色のアイコン）。

では、新規ユーザを追加してみましょう。「新規ユーザー」をクリックすると、以下のような画面が表示されるので、「名」、「姓」（表示に使用）、「Eメール」、「ユーザー名」（ログインに使用）、「パスワード」、「パスワードの確認」を入力し、「ユーザーの作成」をクリックします。

登録が完了すると、ユーザ一覧に先ほど登録したユーザが表示されます。

ここで注意が必要なのは、Alfresco上では名前が「名」「姓」の順に表示されるということです。例えば、姓名を逆に登録するなどの運用対応が考えられます。

また、Alfresco 4.0ではユーザの一括登録（インポート）にも対応しています。「Alfrescoのユーザインポート機能を試す」に詳しい方法が書かれていますので参考にしてください。

グループを登録する

続いて、Alfrescoにグループを登録します。
アクセス権管理等にグループを用いることで、管理の手間を削減することができます。

まず、「その他のアクション」→「グループ管理」をクリックします。

グループ画面が表示されるので、「閲覧」ボタンをクリックします。

グループの一覧が表示されるので、「新規グループ」アイコン（小さいアイコンで分かりにくいですが、ツールチップで分かります）をクリックします。

次に、グループ情報を入力します。以下のように入力して「グループの作成」をクリックします。IDはAlfresco内部での処理等に利用され、表示名はグループ表示の際に利用されます。

正常に追加されると一覧に表示されるので、先ほど追加したグループをクリックし、「ユーザーの追加」（これまた分かりづらいです…）アイコンをクリックします。

検索ダイアログが表示されるので、追加するユーザを検索し、「追加」ボタンをクリックします。
これを繰り返し、グループにユーザを追加していきます。

削除する場合は、ユーザにマウスカーソルを当て、×アイコンをクリックします。また、グループのメンバにグループを指定することも可能です。

まとめ

今回は、ユーザ・グループの追加方法について紹介しました。次回はAlfrescoでコンテンツ管理を行う2種類の方法（サイト vs リポジトリ）の紹介をしようと思います。

（2012/08/29 追記） 「Alfresco 4.0の使い方 - 準備編(2) - リポジトリとサイトの準備をしよう」を公開しました。
（2013/07/29 追記） 4.2では、ユーザー管理画面で「*」と入力して検索しても検索エラーとなり、全ユーザを表示できなくなっています。